Regulamin kongresu Piano Congress

I. Postanowienia wstępne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady przebiegu, organizacji oraz udziału w Kongresie Piano Congress „Fortepian – wczoraj, dziś i jutro”, zwany dalej „Kongresem”, organizowanym przez Stowarzyszenie Polskich Stroicieli Fortepianów na mocy pełnomocnictwa z 28 października 2018 roku udzielonego przez Stowarzyszenie Europiano z siedzibą Zurychu (Szwajcaria), potwierdzonego umową o organizacji Kongresu Europiano i konwencji IAPBT z 13 listopada 2021 roku.
  2. Organizatorem Kongresu jest Stowarzyszenie Polskich Stroicieli Fortepianów z siedzibą w Warszawie (00-040) przy ul. Warecka 4-6 lok. 40a, zarejestrowanym w Rejestrze Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego Krajowego pod numerem 0000301615, NIP: 525-244-01-32, zwanym dalej „Organizatorem”.
  3. Kongres odbywa się w terminie 2-4 września 2022 roku, przy czym:
    1. 2 września 2022 roku w godzinach 10.00-18.00 odbywa się otwarty dzień wystawowy sprzętu muzycznego
    2. 3 i 4 września 2022 roku w godzinach 9.00-18.00 odbywa się wystawa sprzętu muzycznego dostępna tylko dla uczestników, którzy wykupią pakiet konferencyjny uczestnika 
    3. 2 września 2022 roku odbędzie się uroczysty koncert inaugurujący kongres
    4. 3 i 4 września 2022 roku odbędą się wykłady teoretyczne, pokazy, panele dyskusyjne i warsztaty praktyczne
  4. Kongres odbywa się w sali Universe oraz ewentualnie w dodatkowych salach wskazanych przez Organizatora, w hotelu Double Tree Warsaw by Hilton, ul. Skalnicowa 21 w Warszawie. 
  5. Kongres przeznaczona jest dla producentów, sprzedawców, stroicieli, korektorów, renowatorów, dystrybutorów, muzyków, kadry pedagogicznej, przedstawicieli wydarzeń kulturalnych, klientów i osób zainteresowanych muzyką. 
  6. Kongres obejmuje wykłady teoretyczne, pokazy, panele dyskusyjne i warsztaty praktyczne oraz imprezy towarzyszące. 
  7. Szczegółowy program Kongresu, informacje o wysokości opłat oraz dostępnych pakietach konferencyjnych są podane na stronie internetowej dedykowanej kongresowi pod adresem pianocongress.org oraz w materiałach reklamowych i informacyjnych Organizatora.

II. Obowiązki Organizatora 

  1. Organizator dba o bezpieczeństwo Uczestników w miejscu odbywania Kongresu, zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa. Organizator dokonał wyboru miejsca odbywania Kongresu w taki sposób, aby spełniało ono wszystkie wymogi przewidziane w przepisach BHP oraz przepisach sanitarnych. 
  2. Organizator zapewnia, aby przebieg Kongresu był zgodny z wcześniej opublikowanym programem. Program Kongresu podany jest do wglądu dla wszystkich zainteresowanych osób na stronie internetowej dedykowanej kongresowi pod adresem pianocongress.org. 
  3. Organizator odpowiada za wysoki poziom merytoryczny Kongresu oraz za zapewnienie wykładowców z odpowiednimi kwalifikacjami i kompetencjami.

III. Uczestnicy Kongresu i zasady dokonywania zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie

  1. Uczestnikiem Kongresu, dalej zwanym „Uczestnikiem”, może być każda osoba fizyczna i prawna, dla której Kongres został przygotowany merytorycznie w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub gospodarczą i która wyrazi chęć uczestnictwa w Kongresie. 
  2. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz dokonanie w wyznaczonym terminie opłaty za uczestnictwo w Kongresie. 
  3. Zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie można dokonywać wyłącznie poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego on-line dostępnego na stronie internetowej dedykowanej kongresowi pod adresami pianocongress.org w zakładce „Rejestracja”. 
  4. Dokonując zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie Uczestnik zostanie poproszony o wybór pakietu konferencyjnego. Szczegółowe informacje na temat pakietów konferencyjnych są dostępne na stronie internetowej pod adresem pianocongress.org w zakładce „Rejestracja”. Niedokonanie wyboru pakietu konferencyjnego spowoduje odmowę przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie przez Organizatora. 
  5. Organizator potwierdza przyjęcie zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie drogą mailową. 
  6. Dokonanie zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie jest równoznaczne z zaproszeniem do zawarcia umowy na uczestnictwo w Kongresie. Z chwilą potwierdzenia dokonania zgłoszenia przez Organizatora zostaje zawarta umowa pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem na uczestnictwo w Kongresie, co skutkuje obowiązkiem dokonania wpłaty za uczestnictwo. Brak potwierdzenia dokonania zgłoszenia jest równoznaczny z nie zawarciem takiej umowy. 
  7. Dokonując zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie Uczestnik akceptuje zasady określone w niniejszym regulaminie. 
  8. Dokonując zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, Uczestnik zobowiązuje się przyjść na Kongres w wyznaczonym miejscu oraz czasie wskazanym przez Organizatora. 
  9. Dokonując zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, Uczestnik podaje dane niezbędne do wystawienia faktury oraz certyfikatu uczestnictwa w Kongresie. 
  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podania przez Uczestnika nieprawidłowych lub niepełnych danych.

IV. Opłaty i koszty 

  1. Kongres jest wydarzeniem płatnym, a za udział w nim dokonuje się płatności w jednej transzy (bez rat).
  2. Wszelkie wpłaty od uczestników muszą zostać dokonane najpóźniej do 31 sierpnia 2022 roku. 
  3. Opłaty za uczestnictwo w Kongresie są zróżnicowane w zależności od wybranego w czasie rezerwacji pakietu konferencyjnego. Opłaty obejmują wszystkie świadczenia zawarte w opisie danego pakietu konferencyjnego. 
  4. Sprzedaż pakietów płatnych w euro będzie się odbywać wg zasad:
    1. Przedsprzedaż do 31 marca 2022 (cena 350 euro).
    2. Sprzedaż właściwa 1 kwietnia 2022 – 30 czerwca 2022 (cena 400 euro). 
    3. Ostatnia szansa 1 lipca 2022 – 31 sierpnia 2022 (cena 450 euro).
  5. Organizator ma prawo stworzyć lokalną ofertę pakietową rozliczaną w polskich złotych. Odbiorcami tej oferty są wyłącznie członkowie SPSF oraz osoby z szerokiego środowiska muzycznego w Polsce. 
  6. Pakiety nie zawierają opcji open bar czy napojów alkoholowych. Zakup alkoholu w hotelu jest możliwy przez uczestników na swój koszt.
  7. Informacje o wysokości opłat za uczestnictwo w Kongresie jest dostępna na stronie internetowej pod adresem pianocongress.org. 
  8. Opłatę za uczestnictwo w Kongresie należy dokonać w pełnej wysokości w terminie 7 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie przez Organizatora. Niedokonanie opłaty w powyższym terminie powoduje automatyczne anulowanie zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie bez konieczności składania przez Organizatora jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń w tym zakresie. O dochowaniu terminu rozstrzyga data zaksięgowania opłaty na rachunku bankowym Organizatora. 
  9. Opłaty za uczestnictwo w Kongresie należy dokonać na następujący rachunek bankowy: Stowarzyszenie Polskich Stroicieli Fortepianów, ul. Warecka 4-6 lok. 40a, 00-040 Warszawa, Bank PEKAO S.A. kod SWIFT PKOPPLPW, numer IBAN: PL 90 12401037 1978 0010 9366 5439. 
  10. Nie są przyjmowane płatności gotówkowe. 
  11. Organizator wystawi i dostarczy Uczestnikom faktury/rachunki na potwierdzenie dokonanych opłat za uczestnictwo w Kongresie. 
  12. Organizator dokona zwrotu opłaty z uwzględnieniem pkt. 4, w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o anulacji udziału w Kongresie, po przesłaniu przez Uczestnika podpisanej kopii faktury korygującej. 
  13. Koszty wszelkich świadczeń nieuwzględnionych w danym pakiecie konferencyjnym ponoszą Uczestnicy.

V. Kongres

  1. Kongres jest prowadzony przez wykładowców o odpowiednich kwalifikacjach i kompetencjach. Informacje o wykładowcach znajdują się na stronie internetowej dedykowanej kongresowi pod adresami pianocongress.org w zakładce „Prelegenci” oraz materiałach reklamowych i informacyjnych Organizatora. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany wykładowców do dnia rozpoczęcia Kongresu. 
  2. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminu i / lub miejsca Kongresu lub jej odwołania z ważnych przyczyn. W takiej sytuacji, wszyscy Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianie drogą mailową. Każdy Uczestnik ma wówczas prawo wycofać swoje zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie, a Organizator zobowiązuje się do zwrotu 100% dokonanej opłaty w terminie 30 dni, licząc od dnia otrzymania oświadczenia Uczestnika o wycofaniu zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie. 
  3. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania Kongresu, w przypadku, gdy liczba Uczestników, którzy zadeklarowali udział w Kongresu będzie mniejsza niż minimalna liczba uczestników założona przez Organizatora. W takiej sytuacji Organizator zobowiązuje się do zwrotu Uczestnikom 100% dokonanej opłaty w terminie 30 dni, licząc od dnia podania informacji o odwołaniu Kongresu. 
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie Kongresu, jeżeli nastąpiło ono z przyczyn niezależnych od Organizatora takich jak np. działania i decyzje organów administracji państwowej i lokalnej, strajki, działanie siły wyższej, na które Organizator nie ma wpływu. W takiej sytuacji Organizator zobowiązuje się do zwrotu Uczestnikom 100% dokonanej opłaty w terminie 30 dni, licząc od dnia podania informacji o odwołaniu Kongresu. 
  5. O zdarzeniach opisanych w ustępie 2, 3, 4 Organizator informuje każdego uczestnika indywidualnie drogą mailową.

VI. Przebieg Kongresu 

  1. W trakcie Kongresu każdy Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego regulaminu, przestrzegania regulaminu hotelu Double Tree Warsaw by Hilton dostępnego na stronie internetowej www.doubletreewarsaw.pl/poznaj-hotel/regulaminy, utrzymywania należytej kultury osobistej i poszanowania porządku oraz dyscypliny Kongresu, pod groźbą wykluczenia z udziału w Kongresie bez prawa do zwrotu dokonanej opłaty, po uprzednim bezskutecznym upomnieniu. 
  2. Na program Kongresu składają się: prelekcje i warsztaty o charakterze międzynarodowym, wydarzenia stowarzyszeń krajowych będących członkami Europiano, wydarzenia stowarzyszenia Europiano oraz IAPBT, wystawa sprzętu i części muzycznych.
  3. Wydarzeniem towarzyszącym Kongresowi są warsztaty z intonacji fortepianów historycznych w dniu 5 września 2022 roku, prowadzone przez Paula Mc Nulty`ego. To wydarzenie jest dodatkowo płatne i zawiera prawo udziału w szkoleniu.
  4. Kongres obejmuje przewidzianą w programie liczbę wykładów teoretycznych, pokazów, warsztatów praktycznych i paneli dyskusyjnych. Obejmuje także integrację Uczestników w dniach 2, 3 i 4 września 2022 roku.
  5. Kongres będzie prowadzony w języku angielskim. 
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zniszczone, zgubione lub skradzione w trakcie trwania Kongresu. 
  7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia w miejscu odbywania Kongresu, w miejscu zakwaterowania (pokojach hotelowych) i na całym terenie hotelu, a także za uszkodzenia sprzętu wykorzystywanego do przeprowadzenia Kongresu oraz do przeprowadzenia warsztatów praktycznych w ramach Kongresu. 
  8. Zabrania się rejestrowania przebiegu Kongresu za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk bez uprzedniej zgody Organizatora oraz wykładowców. 
  9. Zabrania się wykorzystywania materiałów uzyskanych przez Uczestników w trakcie Kongresu od Organizatora lub od wykładowców do celów komercyjnych, w szczególności do prowadzenia kursów lub szkoleń, bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora i wykładowców. 
  10. Treść Kongresu oraz materiały przekazane Uczestnikom w trakcie Kongresu stanowią utwory w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych i podlegają ochronie prawnej. 
  11. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że w trakcie Kongresu Organizator może utrwalać jej fragmenty w formie zdjęć, nagrań audio lub nagrań wideo, które mogą być następnie wykorzystywane do podsumowania Kongresu lub do promocji kolejnych edycji Kongresu, w tym pod nazwą Piano Congress, w tym zwłaszcza w formie publikacji w sieci Internet. W związku z powyższym, dokonując zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie Uczestnicy godzą się na wykorzystanie ich wizerunku, który może zostać utrwalony na tych zdjęciach / nagraniach do w/w celów. Organizator będzie wykonywał zdjęcia i nagrania w taki sposób, aby nie przedstawiały one konkretnych Uczestników, ale wydarzenie jako całość.

VII. Dane osobowe uczestników 

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. 
  2. Kontakt z Organizatorem w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Uczestników jest możliwy pod adresem e-mail: contact@pianocongress.org. 
  3. Szczegółowe uregulowania dotyczące przetwarzania danych osobowych zawierają zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz polityka prywatności dostępne na stronie Kongresu pianocongress.org.

VIII. Zwroty 

  1. Użytkownikowi zawierającemu umowę sprzedaży poprzez Stronę Internetową poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość, zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (Dz.U. z dnia 24 czerwca 2014 roku) nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy, za wyjątkiem szczególnych okoliczności, o których mowa w VIII pkt 1-5 niniejszego regulaminu.
  2. Strony przewidują zwrot środków wyłącznie za pakiety zakupione w przedsprzedaży i sprzedaży, jeśli kupujący zgłosi chęć zwrotu poprzez wysłanie stosownego oświadczenia na adres contact@pianocongress.org.
  3. Wszelkie zwroty opłat za kongres, wynikające z zapisów niniejszego regulaminu, będą dokonywane wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Uczestnika. 
  4. W przypadku anulacji zamówienia, częściowy zwrot wpłaty za pakiety Uczestnictwa będą realizowane po potrąceniu:
    1. 25% wartości pakietu przy rezygnacji do 31 marca 2022 roku.
    2. 50% wartości pakietu przy rezygnacji do 30 czerwca 2022 roku.
    3. brak możliwości zwrotu przy rezygnacji po 30 czerwca 2022 roku.
  5. W przypadku rezygnacji z zakupionych noclegów w hotelu Double Tree Warsaw by Hilton wpłaty nie podlegają zwrotom przez hotel. Powyższe dotyczy zakupu noclegów dokonanych za pośrednictwem dedykowanego linku dostępnego na stronie pianocongress.org.
  6. Wszelkie reklamacje w tym zakresie należy kierować bezpośrednio do hotelu Double Tree Warsaw by Hilton.

IX. Reklamacje

  1. Reklamacje można składać w formie e-mail na adres contact@pianocongress.org najpóźniej w terminie 21 dni od dnia zakończenia Piano Congress.
  2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko oraz adres do korespondencji składającego reklamację, a także wskazanie przyczyn reklamacji i treść żądania.
  3. Organizator rozpoznaje reklamacje w ciągu 30 dni od daty wpłynięcia zgłoszenia.
  4. Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest dobrowolne i nie jest warunkiem dochodzenia roszczeń.
  5. Użytkownik będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowego sposobu rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Narzędziem służącym pozasądowemu rozstrzyganiu sporów dotyczących zobowiązań umownych wynikających z internetowych umów o świadczenie usług zawieranych między konsumentami mieszkającymi w Unii Europejskiej a przedsiębiorcami mającymi siedzibę w UE jest platforma ODR (Online Dispute Resolution). Jest ona dostępna pod adresem http://ec.europa.eu/consumers/odr/.

X. Postanowienia końcowe 

  1. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z uczestnictwem w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. 
  2. Kongres ma charakter zamknięty i jako takowy nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. 
  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w tym zwłaszcza przepisy kodeksu cywilnego. 
  4. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronie internetowej dedykowanej Kongresowi pod adresem pianocongress.org. 
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w dniu publikacji tych zmian na stronie internetowej dedykowanej kongresowi pod adresem pianocongress.org. 
  6. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich Uczestników. 
Przewiń do góry