Regulamin Piano Congress „Poznaj fortepian”

I. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy regulamin określa zasady przebiegu, organizacji oraz udziału w Piano Congress „Poznaj fortepian”, zwanym dalej „Kongresem”, organizowanym przez Stowarzyszenie Polskich Stroicieli Fortepianów wspólnie z Narodowym Instytutem Fryderyka Chopina.

2. Głównym organizatorem Kongresu jest Stowarzyszenie Polskich Stroicieli Fortepianów z siedzibą w Warszawie (00-040), ul. Warecka 4-6 lok. 40a, KRS: 0000301615, NIP: 525-244-01-32 („Organizator”).

3. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników oraz stanowi integralną część zgłoszenia udziału w Kongresie.

4. Uczestnik, dokonując rejestracji na Kongres, potwierdza zapoznanie się z niniejszym Regulaminem i wyraża zgodę na jego stosowanie. Treść Regulaminu dostępna jest na stronie https://pianocongress.org/regulamin-kongresu/ oraz na miejscu Kongresu.

5. Kongres obejmuje wydarzenia płatne i bezpłatne. Aktualny podział wydarzeń i harmonogram dostępny jest na stronie pianocongress.org/program.

6. Szczegółowy program Kongresu, dane o opłatach i pakietach konferencyjnych są opublikowane na stronie https://pianocongress.org oraz w innych materiałach Organizatora.

7. Kongres odbywa się w Muzeum Historii Polski przy ul. Gwardii 1 w Warszawie, w dniach 25-28 września 2025 roku.

8. W Kongresie mogą uczestniczyć producenci, sprzedawcy, stroiciele, korektorzy, renowatorzy, dystrybutorzy, muzycy, kadra pedagogiczna, przedstawiciele wydarzeń kulturalnych, klienci oraz osoby zainteresowane muzyką.

9. Wydarzenia Kongresu obejmują: wykłady, pokazy, panele dyskusyjne, warsztaty, koncerty, pokazy filmowe oraz imprezy towarzyszące – zarówno o charakterze otwartym, jak i specjalistyczne (zależnie od wybranego pakietu).

II. Obowiązki Organizatora

1. Organizator dba o bezpieczeństwo uczestników zgodnie z przepisami BHP i sanitarnymi oraz zapewnia odpowiednie warunki lokalowe.

2. Organizator dokłada starań, aby Kongres przebiegał zgodnie z opublikowanym programem. Zastrzega sobie prawo do zmian programu oraz wykładowców przy zachowaniu wysokiego poziomu merytorycznego. Informacje o zmianach publikowane są na stronie internetowej.

3. W przypadku zmiany miejsca lub terminu Kongresu, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym uczestników drogą e-mail.

III. Rejestracja i uczestnictwo

1. Uczestnikiem (dalej: „Uczestnik”) może być każda osoba fizyczna lub prawna, dla której Kongres ma związek z działalnością zawodową, gospodarczą lub zainteresowaniami.

2. Warunkiem udziału jest rejestracja on-line i opłacenie pakietu (jeśli dotyczy) w wymaganym terminie.

3. Rejestracja odbywa się wyłącznie poprzez formularz zgłoszeniowy online na stronie pianocongress.org („Rejestracja”).

4. Wybór pakietu następuje podczas rejestracji. Brak wyboru skutkuje odrzuceniem zgłoszenia.

5. Organizator potwierdzi przyjęcie zgłoszenia drogą mailową na adres podany przez Uczestnika, wysyłając potwierdzenie z adresu info@pianocongress.org. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji w ciągu 48 godzin od zgłoszenia, prosimy o kontakt na adres info@pianocongress.org.

6. Opłacenie pakietu i potwierdzenie zgłoszenia przez Organizatora oznacza zawarcie umowy i obowiązek wniesienia pełnej opłaty.

7. Podstawą udziału w Kongresie jest imienny bilet wstępu przesłany Uczestnikowi w formie elektronicznej na adres e-mail podany w czasie rejestracji, po zaksięgowaniu opłaty rejestracyjnej. Bilet należy okazać (w formie papierowej lub elektronicznej) podczas rejestracji lub wejścia na miejsce wydarzenia.

8. Uczestnik podaje dane potrzebne do wystawienia faktury oraz certyfikatu uczestnictwa.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podania danych nieprawidłowych lub niepełnych.

10. Brak uczestnictwa w Kongresie nie stanowi podstawy do dochodzenia roszczeń ani zwrotu poniesionej opłaty rejestracyjnej.

IV. Opłaty i płatności

1. Opłaty za udział uiszczane są na konto Organizatora w terminie 7 dni od otrzymania potwierdzenia zgłoszenia. Brak opłaty w tym terminie skutkuje automatycznym anulowaniem zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w terminie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem Piano Congress, opłata za udział powinna być dokonana niezwłocznie, najpóźniej w dniu zgłoszenia.

2. Opłatę można uiścić:

   • przelewem tradycyjnym,

   • płatnością online,

   • ratalnie za pośrednictwem firmy płatniczej dostępnej w formularzu rejestracyjnym.
     Płatności gotówkowe nie są przyjmowane.

3. W przypadku przelewów:

   • przelew w PLN należy kierować na dedykowane konto złotówkowe Organizatora,

   • przelew w EUR na dedykowane konto walutowe Organizatora.

   • przelew w USD na dedykowane konto walutowe Organizatora.

4. Płatność kartą Visa/Mastercard jest rozliczana w polskich złotych (PLN). Jeśli płatność dokonywana jest kartą w innej walucie, bank lub wystawca karty przeliczy kwotę na PLN według swoich zasad; środki są księgowane na polskim rachunku złotówkowym Organizatora.

5. Jeśli uczestnik chce uiścić opłatę w euro lub dolarach amerykańskich zobowiązany jest dokonać przelewu wyłącznie na dedykowany rachunek w euro lub usd – płatność kartą na te rachunki jest niedostępna.

6. Dane do przelewów w walucie:

   • PLN: PEKAO S.A. 19 1240 1037 1111 0010 9366 5253

   • EUR: PEKAO S.A. SWIFT PKOPPLPW, IBAN: PL90 1240 1037 1978 0010 9366 5439

   • USD: SWIFT/BIC: PKOPPLPW, IBAN: PL96 1240 1037 1787 0010 9366 5569

7. Faktury wystawiane są elektronicznie i wysyłane na adres e-mail Uczestnika.

8. Wysokość oraz rodzaj opłat za pakiety podane są na stronie internetowej. Pakiety nie obejmują napojów alkoholowych ani opcji open bar. Koszty świadczeń niewskazanych w pakiecie pokrywa Uczestnik.

9. Rodzaje pakietów:

   • Pakiet edukacyjny (0 zł/0 euro/0 usd) – dostęp do części edukacyjnej i wystawy.

   • Pakiet uczestnictwa (Cena netto 1100 PLN/250 EUR/300 USD + 23 % VAT = 1353 PLN/307,5 EUR/370 USD) – pełny dostęp do wydarzeń i świadczeń.

   • Pakiet dla wystawcy (Cena netto 850 PLN/200 EUR/230 USD + 23 % VAT = 1045,50 PLN/246 EUR/286 USD) – jak wyżej, zgodnie z opisem na stronie.

10. Ostateczna kwota wskazana w pkt. 9 dla kwot w EUR lub USD jest zależna kursu walutowego i opłat bankowych, niezależnych od organizatora. 

11. Organizator może zaoferować specjalne pakiety rozliczane w PLN, skierowane do osób związanych z polskim środowiskiem muzycznym.

V. Przebieg Kongresu i odpowiedzialność

1. Kongres prowadzą wykładowcy o odpowiednich kwalifikacjach. Organizator zastrzega sobie prawo zmian personalnych do dnia rozpoczęcia wydarzenia.

2. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu oraz kulturalnego zachowania. W przypadku rażącego naruszenia zasad Organizator może wykluczyć uczestnika bez zwrotu opłaty, po uprzednim upomnieniu.

3. Nie wolno nagrywać, fotografować ani transmitować wydarzenia bez pisemnej zgody Organizatora i prelegentów.

4. Uczestnik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone w miejscu Kongresu, zakwaterowania oraz na sprzęcie organizatora.

5. Organizator nie odpowiada za rzeczy zniszczone, zagubione lub skradzione podczas Kongresu.

6. Materiały i treści przekazane podczas Kongresu chronione są prawem autorskim i nie mogą być wykorzystywane do celów komercyjnych bez pisemnej zgody Organizatora i wykładowców.

7. Organizator może utrwalać wybrane fragmenty wydarzenia (zdjęcia, nagrania audio/wideo) i wykorzystywać je do celów podsumowania i promocji przyszłych edycji. Uczestnik wyraża na to zgodę, przy czym nacisk kładziony jest na prezentację wydarzenia jako całości, a nie konkretnych osób.

VI. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Polskich Stroicieli Fortepianów, ul. Warecka 4-6 lok. 40a, 00-040 Warszawa.

2. Kontakt w sprawie danych: contact@pianocongress.org.

3. Szczegółowa polityka prywatności oraz zakres i cel przetwarzania danych dostępne są na stronie pianocongress.org/polityka-prywatnosci.

4. Uczestnik ma prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.

5. Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów Kongresu i rozliczeń lub do czasu cofnięcia zgody (chyba że obowiązujące przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania).

6. W przypadku zgody na przetwarzanie danych uczestnik może ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania.

VII. Zwroty

1. Zwroty środków przysługują za pakiety zakupione w przedsprzedaży, pod warunkiem zgłoszenia rezygnacji najpóźniej do 1 września 2025 roku na contact@pianocongress.org.

2. Zwroty dokonywane są wyłącznie przelewem na rachunek Uczestnika.

3. Wysokość zwrotu zależy od daty rezygnacji:

4. Zwrot opłaty następuje po przesłaniu podpisanej korekty faktury, w terminie do 30 dni.

VIII. Reklamacje

1. Reklamacje można składać e-mailowo na contact@pianocongress.org najpóźniej 21 dni po zakończeniu Kongresu.

2. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko, dane kontaktowe, opis przyczyny oraz treść żądania.

3. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 30 dni od złożenia.

4. Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest dobrowolne i nie wyklucza dochodzenia roszczeń.

5. Uczestnik będący konsumentem może skorzystać z pozasądowych metod rozstrzygania sporów, m.in. za pośrednictwem platformy ODR: https://ec.europa.eu/consumers/odr/.

6. W przypadku uznania reklamacji dotyczącej opłaty za udział w Kongresie, Organizator dokona odpowiedniego zwrotu środków na rachunek bankowy wskazany przez Uczestnika, w terminie do 30 dni od dnia pozytywnego rozpatrzenia reklamacji.

IX. Postanowienia końcowe

1. Spory wynikające z uczestnictwa w Kongresie rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

2. Uczestnictwo w Kongresie nie stanowi udziału w imprezie masowej w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny.

4. Postanowienia Regulaminu nie naruszają uprawnień konsumenckich wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

5. Regulamin wchodzi w życie z chwilą opublikowania na stronie pianocongress.org.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie po publikacji na stronie internetowej.

7. Nieważność pojedynczych zapisów nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.

Regulamin obowiązuje od 11 sierpnia 2025 r. na stronie https://pianocongress.org/regulamin-kongresu/